In der der Steuererklärung gilt folgendes für Reisekosten:
Für die steuerliche Berücksichtigung von Reisekosten ist die Prüfung, ob eine „erste Tätigkeitsstätte“ vorliegt, von entscheidender Bedeutung. Dabei muss es sich um eine von der Wohnung getrennte, ortsfeste betriebliche Einrichtung handeln, die der Tätigkeit des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z. B. Kunden) dienen. Hierbei kann es sich auch um eine großräumige erste Tätigkeitsstätte handeln. Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat maximal eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer einer solchen dauerhaft vom Arbeitgeber zugeordnet wurde. Erfolgt die Zuordnung nur vorübergehend, so liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor. Die Abgrenzung der Merkmale „dauerhaft“ und „vorübergehend“ sind nach den neueren BFHEntscheidungen zunehmend schwieriger geworden. Liegt keine arbeitsrechtliche Zuordnung vor, prüft das Finanzamt anhand von quantitativen Kriterien, ob auch ohne Zuordnung eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Es ist dann von einer ersten Tätigkeitsstätte an der betrieblichen Einrichtung auszugehen, wenn der Arbeitnehmer dort
(1) typischerweise arbeitstäglich oder
(2) je Arbeitswoche zwei volle Arbeitsstage oder
(3) mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll.
Hinweis für die Steuererklärung 2024
Arbeitnehmer*innen tragen ihre Reisekosten in Zeile 68 bis 80 der Anlage N ein. Wegen der Komplexität des Themas kann es sinnvoll sein, professionellen Rat einzuholen.
Durch die neuere Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs kann bereits bei nur sehr geringen Zeitanteilen eines Tätigwerdens an der Arbeitsstelle, eine erste Tätigkeitsstätte angenommen werden! Was zunächst wie Haarspalterei klingt, hat erhebliche Auswirkungen. Für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gilt die magere Entfernungspauschale und für Verpflegungsmehraufwendungen ist die mehr als achtstündige Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte erforderlich. Wird ein Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte eingesetzt, so übt er eine Auswärtstätigkeit aus und kann unter bestimmten Voraussetzungen Reisekosten steuerfrei vom Arbeitgeber erhalten oder als Werbungskosten geltend machen. Dazu gehören Fahrt und Verpflegungskosten, Übernachtungs und Reisenebenkosten. Steuerfreie Arbeitgebererstattungen vermindern den Werbungskostenabzug. Es ist weiterhin möglich, gemischte Reisekosten in einen beruflichen und einen privaten Teil zu zerlegen. Ausgaben für den beruflichen Teil können beispielsweise auch dann steuerlich anerkannt werden, wenn die Auswärtstätigkeit mit einem Urlaub kombiniert oder mit anderen privaten Vorhaben verbunden wurde. Wichtig ist ein nachvollziehbarer Aufteilungsmaßstab, beispielsweise die Zeitdauer des beruflichen und privaten Teils. Liegt der berufliche Teil bei mindestens 90 Prozent, sind alle Kosten absetzbar. Zwischen 90 und 10 Prozent gilt der entsprechende Prozentsatz als Werbungskosten. Wurde zum Beispiel die Hälfte der Zeit beruflich genutzt, die andere Hälfte privat, sind 50 Prozent der Aufwendungen Werbungskosten. Bei einem beruflichen Anteil unter 10 Prozent sind Reisekosten nicht absetzbar.
- Verpflegungspauschalen
Im Inland gelten zwei Verpflegungspauschalen. Bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden gibt es 14 Euro. Bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung gelten die 14 Euro für den An und Abreisetag, und zwar unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer. Für alle Zwischentage der Auswärtstätigkeit beläuft sich die Pauschale auf 28 Euro. Im Inland werden höhere Aufwendungen nicht anerkannt. Im Ausland gelten weiterhin besondere Tagespauschalen, die sich je nach Land, Ort und Aufenthaltsdauer unterscheiden können. Bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden gibt es 2025 beispielsweise in Belgien 40 Euro. Gleiches gilt bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung jeweils für den An und Abreisetag. Für alle Tage dazwischen beläuft sich die Pauschale für Belgien auf 59 Euro. Die aktuelle Übersicht für 2025 über alle Staaten finden Sie in dem BMFSchreiben vom 2. Dezember 2024 – IV C 5 – S 2353/19/10010:006. Verpflegungspauschalen dürfen auch weiterhin grundsätzlich nur für die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit geltend gemacht werden. Bei einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen kann diese DreiMonatsFrist von vorn beginnen. Für eine Unterbrechung werden nicht mehr nur dienstliche Gründe anerkannt, sondern auch private Gründe, etwa eine Krankheit oder ein längerer Urlaub. Suchen Arbeitnehmer*innen dieselbe Einsatzstelle allerdings an nicht mehr als zwei Arbeitstagen in der Woche auf, dann beginnt die DreiMonatsFrist nicht zu laufen. Die Verpflegungspauschalen sind dann zeitlich unbegrenzt steuerfrei. Erst wenn dieselbe Tätigkeitsstätte an drei Tagen in der Woche aufgesucht wird, beginnt die DreiMonatsFrist zu laufen.
- Fahrtkosten
Bei einer Auswärtstätigkeit können Fahrtkosten mit den individuell ermittelten Kilometersätzen oder pauschal bei Benutzung eines Kraftwagens mit 0,30 Euro je Fahrtkilometer als Werbungskosten geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Bei Benutzung eines Motorrads oder Motorrollers, Mopeds oder Mofas sowie EBikes sind einheitlich 0,20 Euro je Fahrtkilometer ansetzbar. Für andere Fahrräder (auch sogenannte Pedelecs) gibt es keine Kilometerpauschalen, hier ist nur der Ansatz eines geschätzten individuellen Kilometersatzes zulässig. Dabei ist eine Schätzung auf 0,05 Euro je Kilometer nicht überhöht. Nimmt der/die Arbeitnehmer*in der Privatwirtschaft weitere Personen mit, gibt es dafür keine weitere oder höhere steuerliche Berücksichtigung mehr. Mit den Pauschalen sind alle Kosten des normalen Fahrzeugbetriebs abgegolten. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis (einschließlich etwaiger Zuschläge) absetzbar. Nutzer eines Firmenwagens können keine Fahrtkosten geltend machen, da diese Reisekosten ja durch den Arbeitgeber getragen werden. Ein Taxi ist kein öffentliches Verkehrsmittel. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine BahnCard zur Verfügung, so wird geprüft, ob diese in überwiegend betrieblichem Interesse genutzt wurde. Bei privater Mitbenutzung kann es zu einem geldwerten Vorteil kommen.
- Übernachtungskosten
Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Übernachtungen im Inland können vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Übernachtungskosten im Inland können unbefristet ohne Einzelnachweis auch mit einem Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei vom Arbeitgeber gezahlt werden. Ein Abzug als Werbungskosten ist dafür nicht möglich. Der Arbeitgeber kann einem Arbeitnehmer aus Anlass einer Auswärtstätigkeit auch eine von ihm angemietete Unterkunft zur Verfügung stellen. Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland, können nach Ablauf von 48 Monaten die tatsächlichen Unterkunftskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000 Euro im Monat vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Hinweis für die Steuererklärung 2024
Für den Ansatz eines individuell ermittelten Kilometersatzes bei Auswärtstätigkeiten ist eine Vollkostenrechnung über 12 Monate durchzuführen. Diese Möglichkeit sollte bei neu angeschafften Fahrzeugen mit einem Anschaffungspreis ab ca. 23.000 Euro geprüft werden, da durch die anteilige Abschreibung bereits die pauschalen 0,30 Euro/km oft überschritten werden. Daher Belege sammeln! Diese Möglichkeit können auch Menschen mit Behinderung bei einem GdB von 50 plus G oder GdB von 70 für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen. Wegen der vielen individuellen Besonderheiten bei In und Auslandsreisen, wie zum Beispiel Verpflegungspauschalen bei Flug oder Schiffsreisen, Mitnahme des Ehepartners usw. ist oft professionelle Unterstützung sinnvoll/erforderlich.
Für Übernachtungskosten im Ausland gilt diese Einschränkung nicht, aber es gibt andere, einschränkende Regelungen. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Kosten einer Übernachtung steuerfrei, entweder nach Übernachtungsbelegen oder mit Übernachtungspauschalen, ersetzen. Bei der Anmietung einer Wohnung im Ausland erkennt das Finanzamt nur die Kosten einer „durchschnittlichen“ Wohnung mit bis zu 60 m² Wohnfläche an. Die steuerfrei ersetzbaren Pauschalen sind länderspezifisch unter www.bundesfinanzministerium.de (Suchwort: „Auslandsreisekosten“) zu finden. Wird in der Rechnung der Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht separat feststellen, so ist der Gesamtpreis für das Frühstück um 20 Prozent und für das Mittag oder Abendessen um jeweils 40 Prozent des höchsten Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen (= 28 Euro) zu kürzen. Kostete zum Beispiel das Zimmer mit Frühstück 70 Euro, wird der Zimmerpreis um 5,60 Euro gekürzt. Absetzbar sind dann noch 64,40 Euro Übernachtungskosten.
- Pauschbetrag für Berufskraftfahrer
Arbeitnehmer können für die üblicherweise während einer mehrtägigen beruflichen Tätigkeit und im Zusammenhang mit einer Übernachtung im Kraftfahrzeug des Arbeitgebers entstehenden Mehraufwendungen, einen Pauschbetrag in Höhe von 9 Euro pro Kalendertag beanspruchen. Dabei handelt es sich z. B. um Gebühren für die Benutzung von Toiletten, Dusch oder Waschgelegenheiten oder die Reinigung der Schlafkabine. Der Ansatz höherer, nachgewiesener Aufwendungen ist auch weiterhin wie bisher möglich. Allerdings ist innerhalb eines Veranlagungszeitraumes ein Wechsel zwischen Pauschale und nachgewiesenen Kosten nicht möglich.
- Reisenebenkosten
Reisenebenkosten können bei In und Auslandsreisen zusätzlich zu den Fahrt und Übernachtungskosten entstehen. Dazu gehören zum Beispiel Park und Straßenbenutzungsgebühren, Kosten für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, dienstliche Telefon und andere Verbindungskosten, Aufwendungen für eine Insassen und Unfallversicherung sowie außergewöhnliche Ausgaben wie etwa Unfallkosten oder Aufwendungen infolge eines Diebstahls.
Dokumentenversion (Veröff. Jahr): 2025
Für die steuerliche Berücksichtigung von Reisekosten ist die Prüfung, ob eine „erste Tätigkeitsstätte“ vorliegt, von entscheidender Bedeutung. Dabei muss es sich um eine von der Wohnung getrennte, ortsfeste betriebliche Einrichtung handeln, die der Tätigkeit des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z. B. Kunden) dienen. Hierbei kann es sich auch um eine großräumige erste Tätigkeitsstätte handeln. Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat maximal eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer einer solchen dauerhaft vom Arbeitgeber zugeordnet wurde. Erfolgt die Zuordnung nur vorübergehend, so liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor. Die Abgrenzung der Merkmale „dauerhaft“ und „vorübergehend“ sind nach den neueren BFHEntscheidungen zunehmend schwieriger geworden. Liegt keine arbeitsrechtliche Zuordnung vor, prüft das Finanzamt anhand von quantitativen Kriterien, ob auch ohne Zuordnung eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Es ist dann von einer ersten Tätigkeitsstätte an der betrieblichen Einrichtung auszugehen, wenn der Arbeitnehmer dort
(1) typischerweise arbeitstäglich oder
(2) je Arbeitswoche zwei volle Arbeitsstage oder
(3) mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll.
Hinweis für die Steuererklärung 2024
Arbeitnehmer*innen tragen ihre Reisekosten in Zeile 68 bis 80 der Anlage N ein. Wegen der Komplexität des Themas kann es sinnvoll sein, professionellen Rat einzuholen.
Durch die neuere Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs kann bereits bei nur sehr geringen Zeitanteilen eines Tätigwerdens an der Arbeitsstelle, eine erste Tätigkeitsstätte angenommen werden! Was zunächst wie Haarspalterei klingt, hat erhebliche Auswirkungen. Für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gilt die magere Entfernungspauschale und für Verpflegungsmehraufwendungen ist die mehr als achtstündige Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte erforderlich. Wird ein Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte eingesetzt, so übt er eine Auswärtstätigkeit aus und kann unter bestimmten Voraussetzungen Reisekosten steuerfrei vom Arbeitgeber erhalten oder als Werbungskosten geltend machen. Dazu gehören Fahrt und Verpflegungskosten, Übernachtungs und Reisenebenkosten. Steuerfreie Arbeitgebererstattungen vermindern den Werbungskostenabzug. Es ist weiterhin möglich, gemischte Reisekosten in einen beruflichen und einen privaten Teil zu zerlegen. Ausgaben für den beruflichen Teil können beispielsweise auch dann steuerlich anerkannt werden, wenn die Auswärtstätigkeit mit einem Urlaub kombiniert oder mit anderen privaten Vorhaben verbunden wurde. Wichtig ist ein nachvollziehbarer Aufteilungsmaßstab, beispielsweise die Zeitdauer des beruflichen und privaten Teils. Liegt der berufliche Teil bei mindestens 90 Prozent, sind alle Kosten absetzbar. Zwischen 90 und 10 Prozent gilt der entsprechende Prozentsatz als Werbungskosten. Wurde zum Beispiel die Hälfte der Zeit beruflich genutzt, die andere Hälfte privat, sind 50 Prozent der Aufwendungen Werbungskosten. Bei einem beruflichen Anteil unter 10 Prozent sind Reisekosten nicht absetzbar.
- Verpflegungspauschalen
Im Inland gelten zwei Verpflegungspauschalen. Bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden gibt es 14 Euro. Bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung gelten die 14 Euro für den An und Abreisetag, und zwar unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer. Für alle Zwischentage der Auswärtstätigkeit beläuft sich die Pauschale auf 28 Euro. Im Inland werden höhere Aufwendungen nicht anerkannt. Im Ausland gelten weiterhin besondere Tagespauschalen, die sich je nach Land, Ort und Aufenthaltsdauer unterscheiden können. Bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden gibt es 2025 beispielsweise in Belgien 40 Euro. Gleiches gilt bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung jeweils für den An und Abreisetag. Für alle Tage dazwischen beläuft sich die Pauschale für Belgien auf 59 Euro. Die aktuelle Übersicht für 2025 über alle Staaten finden Sie in dem BMFSchreiben vom 2. Dezember 2024 – IV C 5 – S 2353/19/10010:006. Verpflegungspauschalen dürfen auch weiterhin grundsätzlich nur für die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit geltend gemacht werden. Bei einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen kann diese DreiMonatsFrist von vorn beginnen. Für eine Unterbrechung werden nicht mehr nur dienstliche Gründe anerkannt, sondern auch private Gründe, etwa eine Krankheit oder ein längerer Urlaub. Suchen Arbeitnehmer*innen dieselbe Einsatzstelle allerdings an nicht mehr als zwei Arbeitstagen in der Woche auf, dann beginnt die DreiMonatsFrist nicht zu laufen. Die Verpflegungspauschalen sind dann zeitlich unbegrenzt steuerfrei. Erst wenn dieselbe Tätigkeitsstätte an drei Tagen in der Woche aufgesucht wird, beginnt die DreiMonatsFrist zu laufen.
- Fahrtkosten
Bei einer Auswärtstätigkeit können Fahrtkosten mit den individuell ermittelten Kilometersätzen oder pauschal bei Benutzung eines Kraftwagens mit 0,30 Euro je Fahrtkilometer als Werbungskosten geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Bei Benutzung eines Motorrads oder Motorrollers, Mopeds oder Mofas sowie EBikes sind einheitlich 0,20 Euro je Fahrtkilometer ansetzbar. Für andere Fahrräder (auch sogenannte Pedelecs) gibt es keine Kilometerpauschalen, hier ist nur der Ansatz eines geschätzten individuellen Kilometersatzes zulässig. Dabei ist eine Schätzung auf 0,05 Euro je Kilometer nicht überhöht. Nimmt der/die Arbeitnehmer*in der Privatwirtschaft weitere Personen mit, gibt es dafür keine weitere oder höhere steuerliche Berücksichtigung mehr. Mit den Pauschalen sind alle Kosten des normalen Fahrzeugbetriebs abgegolten. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis (einschließlich etwaiger Zuschläge) absetzbar. Nutzer eines Firmenwagens können keine Fahrtkosten geltend machen, da diese Reisekosten ja durch den Arbeitgeber getragen werden. Ein Taxi ist kein öffentliches Verkehrsmittel. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine BahnCard zur Verfügung, so wird geprüft, ob diese in überwiegend betrieblichem Interesse genutzt wurde. Bei privater Mitbenutzung kann es zu einem geldwerten Vorteil kommen.
- Übernachtungskosten
Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Übernachtungen im Inland können vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Übernachtungskosten im Inland können unbefristet ohne Einzelnachweis auch mit einem Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei vom Arbeitgeber gezahlt werden. Ein Abzug als Werbungskosten ist dafür nicht möglich. Der Arbeitgeber kann einem Arbeitnehmer aus Anlass einer Auswärtstätigkeit auch eine von ihm angemietete Unterkunft zur Verfügung stellen. Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland, können nach Ablauf von 48 Monaten die tatsächlichen Unterkunftskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000 Euro im Monat vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Hinweis für die Steuererklärung 2024
Für den Ansatz eines individuell ermittelten Kilometersatzes bei Auswärtstätigkeiten ist eine Vollkostenrechnung über 12 Monate durchzuführen. Diese Möglichkeit sollte bei neu angeschafften Fahrzeugen mit einem Anschaffungspreis ab ca. 23.000 Euro geprüft werden, da durch die anteilige Abschreibung bereits die pauschalen 0,30 Euro/km oft überschritten werden. Daher Belege sammeln! Diese Möglichkeit können auch Menschen mit Behinderung bei einem GdB von 50 plus G oder GdB von 70 für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen. Wegen der vielen individuellen Besonderheiten bei In und Auslandsreisen, wie zum Beispiel Verpflegungspauschalen bei Flug oder Schiffsreisen, Mitnahme des Ehepartners usw. ist oft professionelle Unterstützung sinnvoll/erforderlich.
Für Übernachtungskosten im Ausland gilt diese Einschränkung nicht, aber es gibt andere, einschränkende Regelungen. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Kosten einer Übernachtung steuerfrei, entweder nach Übernachtungsbelegen oder mit Übernachtungspauschalen, ersetzen. Bei der Anmietung einer Wohnung im Ausland erkennt das Finanzamt nur die Kosten einer „durchschnittlichen“ Wohnung mit bis zu 60 m² Wohnfläche an. Die steuerfrei ersetzbaren Pauschalen sind länderspezifisch unter www.bundesfinanzministerium.de (Suchwort: „Auslandsreisekosten“) zu finden. Wird in der Rechnung der Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht separat feststellen, so ist der Gesamtpreis für das Frühstück um 20 Prozent und für das Mittag oder Abendessen um jeweils 40 Prozent des höchsten Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen (= 28 Euro) zu kürzen. Kostete zum Beispiel das Zimmer mit Frühstück 70 Euro, wird der Zimmerpreis um 5,60 Euro gekürzt. Absetzbar sind dann noch 64,40 Euro Übernachtungskosten.
- Pauschbetrag für Berufskraftfahrer
Arbeitnehmer können für die üblicherweise während einer mehrtägigen beruflichen Tätigkeit und im Zusammenhang mit einer Übernachtung im Kraftfahrzeug des Arbeitgebers entstehenden Mehraufwendungen, einen Pauschbetrag in Höhe von 9 Euro pro Kalendertag beanspruchen. Dabei handelt es sich z. B. um Gebühren für die Benutzung von Toiletten, Dusch oder Waschgelegenheiten oder die Reinigung der Schlafkabine. Der Ansatz höherer, nachgewiesener Aufwendungen ist auch weiterhin wie bisher möglich. Allerdings ist innerhalb eines Veranlagungszeitraumes ein Wechsel zwischen Pauschale und nachgewiesenen Kosten nicht möglich.
- Reisenebenkosten
Reisenebenkosten können bei In und Auslandsreisen zusätzlich zu den Fahrt und Übernachtungskosten entstehen. Dazu gehören zum Beispiel Park und Straßenbenutzungsgebühren, Kosten für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, dienstliche Telefon und andere Verbindungskosten, Aufwendungen für eine Insassen und Unfallversicherung sowie außergewöhnliche Ausgaben wie etwa Unfallkosten oder Aufwendungen infolge eines Diebstahls.
Dokumentenversion (Veröff. Jahr): 2025